Bei größeren Handwerksaufträgen ist es üblich, Abschlagsrechnungen zu stellen — Teilzahlungen, die den Cashflow sichern, bevor der gesamte Auftrag abgeschlossen ist. Hier erfährst du, wie Abschlagsrechnungen funktionieren und was du beachten musst.
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Teilrechnung für bereits erbrachte Leistungen innerhalb eines Gesamtauftrags. Du rechnest einen Teil des Auftrags ab, bevor alles fertig ist.
Rechtliche Grundlage
- §632a BGB: Der Unternehmer kann für in sich abgeschlossene Teile der Leistung Abschlagszahlungen verlangen
- VOB/B §16: Spezielle Regelungen für Bauverträge nach VOB
- Abschlagszahlungen sind ein gesetzlicher Anspruch — der Kunde kann sie nicht grundlos verweigern
Wann Abschlagsrechnungen?
- Renovierungsprojekte über mehrere Wochen
- Bauaufträge mit definierten Bauabschnitten
- Große Installationsarbeiten (Heizung, Elektrik, Sanitär)
- Projekte mit hohem Materialeinsatz vorab
Abschlagsrechnung richtig erstellen
Pflichtangaben (wie jede Rechnung)
- Alle Standard-Pflichtangaben nach §14 UStG
- Zusätzlich: Eindeutige Kennzeichnung als "Abschlagsrechnung"
Spezifische Inhalte
- Kennzeichnung: "Abschlagsrechnung Nr. X zu Auftrag Y"
- Bezug zum Gesamtauftrag: Auftragsnummer, Datum, Gegenstand
- Leistungsbeschreibung: Welche Teilleistung wurde erbracht?
- Fertigstellungsgrad: Z.B. "Rohinstallation Sanitär abgeschlossen (ca. 40%)"
- Abschlagsbetrag: Netto + USt.
- Bisherige Abschläge: Auflistung bereits gestellter Abschlagsrechnungen
Muster einer Abschlagsrechnung
Meisterbetrieb Müller GmbH
Köln, 12.04.2026
Abschlagsrechnung Nr. 2 zu Auftrag 2026-042
Baustelle: Wohnstraße 5, 50668 Köln
Auftrag: Badsanierung komplett
Leistungsstand: Rohinstallation Sanitär und Fliesen-Untergrund
Fertigstellungsgrad: ca. 60%
Pos Beschreibung Betrag
1 Sanitär-Rohinstallation 2.400,00€
2 Fliesen-Untergrund 1.200,00€
3 Material (Rohre, Fittings) 850,00€
Netto: 4.450,00€
USt. 19%: 845,50€
Brutto: 5.295,50€
Bereits berechnet:
- Abschlagsrechnung Nr. 1: 3.200,00€ brutto
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen.
Von der Abschlagsrechnung zur Schlussrechnung
Nach Abschluss aller Arbeiten erstellst du die Schlussrechnung. Sie enthält:
- Gesamtleistung: Alle erbrachten Positionen
- Gesamtbetrag: Netto + USt. für den kompletten Auftrag
- Abzüge: Alle bereits bezahlten Abschlagsrechnungen
- Restbetrag: Gesamtbetrag minus Abschläge = offener Restbetrag
Beispiel-Schlussrechnung
| Position | Betrag |
|---|---|
| Gesamtleistung (netto) | 12.000,00€ |
| USt. 19% | 2.280,00€ |
| Gesamtbetrag (brutto) | 14.280,00€ |
| - Abschlag 1 | -3.200,00€ |
| - Abschlag 2 | -5.295,50€ |
| Restbetrag | 5.784,50€ |
Umsatzsteuer bei Abschlagsrechnungen
Wichtig: Bei Abschlagsrechnungen entsteht die Umsatzsteuer mit Erhalt der Zahlung (§13 Abs. 1 Nr. 1a UStG), nicht mit Rechnungsstellung. Das bedeutet:
- Du meldest die USt. in dem Monat/Quartal, in dem der Kunde zahlt
- Der Kunde kann den Vorsteuerabzug geltend machen, sobald er die Abschlagsrechnung und die Zahlung geleistet hat
Clever Invoice für Abschlagsrechnungen
Clever Invoice vereinfacht den Abschlags-Workflow:
- Beliebig viele Abschläge pro Auftrag
- Automatische Schlussrechnung — berechnet Restbetrag automatisch
- Auftrags-Übersicht — alle Abschläge und Zahlungen auf einen Blick
- §35a-Aufschlüsselung — Material vs. Arbeit automatisch getrennt
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