Bei größeren Aufträgen ist es üblich, nicht erst am Ende zu fakturieren. Mit Abschlagsrechnungen (auch Anzahlungsrechnungen oder Teilrechnungen genannt) sicherst du deinen Cashflow und reduzierst das Risiko. Dieser Guide zeigt dir, wie es richtig geht.
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung über einen Teilbetrag eines Gesamtauftrags, die vor Fertigstellung der Leistung gestellt wird.
Typische Anwendungsfälle
- Bauprojekte: Abrechnung nach Baufortschritt
- Softwareentwicklung: Zahlung nach Meilensteinen
- Beratungsprojekte: Monatliche Abschläge
- Handwerk: Materialkosten vorab
- Kreativprojekte: 50% bei Auftragserteilung
Wichtig: Eine Abschlagsrechnung ist keine Schätzung - sie bezieht sich auf einen konkreten Teil der vereinbarten Leistung.
Abschlagsrechnung vs. Schlussrechnung
| Kriterium | Abschlagsrechnung | Schlussrechnung |
|---|---|---|
| Zeitpunkt | Während des Projekts | Nach Abschluss |
| Betrag | Teilbetrag | Restbetrag |
| Leistung | Teil erbracht | Vollständig erbracht |
| USt-Entstehung | Bei Zahlung | Bei Leistung |
Die drei Arten von Teilzahlungen
1. Anzahlung (Vorauszahlung)
- Zahlung vor Leistungsbeginn
- Oft 10-50% des Gesamtbetrags
- Typisch bei Sonderanfertigungen
2. Abschlagszahlung
- Zahlung während der Leistungserbringung
- Bezogen auf bereits erbrachte Teilleistungen
- Typisch bei längeren Projekten
3. Restzahlung (Schlussrechnung)
- Zahlung nach Fertigstellung
- Restbetrag nach Abzug aller Abschläge
- Mit Auflistung aller bisherigen Zahlungen
Pflichtangaben auf der Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie jede andere Rechnung:
1. Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden
2. Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
3. Steuernummer oder USt-IdNr.
4. Rechnungsdatum
5. Fortlaufende Rechnungsnummer
6. Leistungsbeschreibung
7. Nettobetrag
8. Steuersatz und Steuerbetrag
9. Bruttobetrag
Zusätzlich bei Abschlagsrechnungen
- Hinweis auf Abschlagscharakter: „Abschlagsrechnung Nr. 1" oder „1. Teilrechnung"
- Bezug zum Gesamtauftrag: Auftragsnummer, Datum, Beschreibung
- Anteil am Gesamtbetrag: „Abschlag: 30% von 10.000 €"
Schritt für Schritt: Abschlagsrechnung erstellen
Schritt 1: Vereinbarung im Vertrag
Regele bereits im Vertrag oder Angebot:
- Anzahl und Höhe der Abschläge
- Fälligkeiten (z.B. bei Meilensteinen)
- Zahlungsziele
Beispiel Vertragsklausel:
Zahlungsplan:
- 30% bei Auftragserteilung (Anzahlung)
- 30% nach Fertigstellung Rohbau
- 30% nach Fertigstellung Innenausbau
- 10% nach Abnahme (Schlussrechnung)
Schritt 2: Erste Abschlagsrechnung
Abschlagsrechnung Nr. 2025-A001
Projekt: Website-Redesign
Auftrags-Nr.: 2025-042
Auftragsdatum: 01.10.2025
Gesamtauftragswert: 10.000,00 € netto
1. Abschlag (30% bei Auftragserteilung)
Pos Beschreibung Betrag
1 Abschlagszahlung Website-Redesign 3.000,00 €
(30% des Gesamtauftrags)
Zwischensumme netto 3.000,00 €
zzgl. 19% USt 570,00 €
─────────────────────────────────────────────
Gesamtbetrag 3.570,00 €
Schritt 3: Weitere Abschlagsrechnungen
Bei jeder weiteren Abschlagsrechnung:
- Nummerierung fortsetzen (A002, A003, ...)
- Bezug auf bisherige Abschläge
- Kumulierte Darstellung möglich
Schritt 4: Schlussrechnung
Die Schlussrechnung ist die wichtigste - hier wird abgerechnet:
Schlussrechnung Nr. 2025-S001
Projekt: Website-Redesign
Auftrags-Nr.: 2025-042
Gesamtleistung:
Pos Beschreibung Betrag
1 Website-Redesign komplett 10.000,00 €
Zwischensumme netto 10.000,00 €
zzgl. 19% USt 1.900,00 €
─────────────────────────────────────────────
Gesamtbetrag brutto 11.900,00 €
Abzüglich bereits gezahlter Abschläge:
- Abschlag 1 vom 01.10.2025 -3.570,00 €
- Abschlag 2 vom 01.11.2025 -3.570,00 €
- Abschlag 3 vom 01.12.2025 -3.570,00 €
─────────────────────────────────────────────
Noch zu zahlender Restbetrag 1.190,00 €
Umsatzsteuer bei Abschlagsrechnungen
Wann entsteht die USt-Pflicht?
Bei Abschlagsrechnungen gilt das Sollversteuerungsprinzip:
- Ist-Versteuerung: USt entsteht erst bei Zahlungseingang
- Soll-Versteuerung: USt entsteht bei Rechnungsstellung
Die meisten Selbständigen nutzen die Ist-Versteuerung - dann wird die USt erst bei Zahlungseingang fällig.
Korrektur in der Schlussrechnung
In der Schlussrechnung werden alle USt-Beträge korrekt aufgeführt - die bereits gezahlten Abschläge werden brutto abgezogen.
Häufige Fehler vermeiden
1. Fehlender Abschlagshinweis
❌ Normale Rechnung über Teilbetrag ✅ Klar als „Abschlagsrechnung" kennzeichnen
2. Keine Vertragsgrundlage
❌ Abschläge ohne vorherige Vereinbarung ✅ Im Angebot/Vertrag Zahlungsplan festlegen
3. Schlussrechnung ohne Abzüge
❌ Gesamtbetrag ohne Berücksichtigung der Abschläge ✅ Alle Abschläge einzeln aufführen und abziehen
4. Falsche USt-Behandlung
❌ USt doppelt abführen (bei Abschlag und Schlussrechnung) ✅ USt korrekt bei Ist/Soll-Versteuerung behandeln
5. Ungenaue Leistungsbeschreibung
❌ „Abschlag Projekt X" ✅ „1. Abschlag für Website-Redesign (30% bei Auftragserteilung)"
Abschlagsrechnungen in der Buchhaltung
Bei Ausstellung der Abschlagsrechnung
Forderungen aus L+L 3.570,00 €
an Erhaltene Anzahlungen 3.000,00 €
an USt (noch nicht fällig) 570,00 €
Bei Zahlungseingang
Bank 3.570,00 €
an Forderungen aus L+L 3.570,00 €
USt (noch nicht fällig) 570,00 €
an USt (fällig) 570,00 €
Bei Schlussrechnung
Die Anzahlungen werden aufgelöst und der Umsatz wird erfasst.
Checkliste: Abschlagsrechnung
- [ ] Abschlagszahlung vertraglich vereinbart
- [ ] Als „Abschlagsrechnung" gekennzeichnet
- [ ] Bezug zum Gesamtauftrag hergestellt
- [ ] Alle Pflichtangaben vorhanden
- [ ] Anteil am Gesamtbetrag ersichtlich
- [ ] Rechnungsnummer fortlaufend
- [ ] USt korrekt ausgewiesen
Fazit
Abschlagsrechnungen sind dein Werkzeug für besseren Cashflow bei größeren Projekten:
- Vertraglich absichern: Zahlungsplan im Voraus vereinbaren
- Korrekt kennzeichnen: Immer als Abschlagsrechnung markieren
- Sauber abschließen: Schlussrechnung mit allen Abzügen
- Buchhaltung beachten: Anzahlungen richtig verbuchen
Mit Clever Invoice erstellst du Abschlagsrechnungen in Sekunden - mit automatischer Nummerierung und korrekter Schlussrechnung.