"Können Sie mir eine Proforma-Rechnung schicken?" - Diese Frage hören viele Unternehmer, sind aber unsicher, was genau damit gemeint ist. Eine Proforma-Rechnung sieht aus wie eine normale Rechnung, ist aber rechtlich etwas völlig anderes. In diesem Guide erkläre ich dir, wann du eine Proforma-Rechnung brauchst und wie du sie korrekt erstellst.
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung (auch: Pro-forma-Rechnung) ist ein Dokument mit informativem Charakter. Sie sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine Zahlungsaufforderung und hat keine buchhalterische Relevanz.
Der Begriff "Proforma"
"Pro forma" kommt aus dem Lateinischen und bedeutet "der Form halber" oder "zum Schein". Die Proforma-Rechnung erfüllt also nur formale Zwecke, ohne die rechtlichen Konsequenzen einer echten Rechnung zu haben.
Wichtige Unterschiede zur normalen Rechnung
| Merkmal | Proforma-Rechnung | Normale Rechnung |
|---|---|---|
| Zahlungsaufforderung | Nein | Ja |
| Buchhalterisch relevant | Nein | Ja |
| Vorsteuerabzug möglich | Nein | Ja |
| Umsatzsteuerlich relevant | Nein | Ja |
| Muss archiviert werden | Nein | Ja (10 Jahre) |
Wann brauchst du eine Proforma-Rechnung?
Es gibt mehrere typische Einsatzszenarien:
1. Zollabwicklung bei Export
Das häufigste Einsatzgebiet. Bei Warenexporten außerhalb der EU benötigt der Zoll eine Proforma-Rechnung zur:
- Bestimmung des Warenwerts
- Berechnung von Zöllen und Einfuhrsteuern
- Dokumentation des Warenversands
2. Vorauszahlungen und Anzahlungen
Wenn ein Kunde vor Lieferung zahlen soll, aber noch keine "echte" Rechnung ausgestellt werden kann:
- Basis für die Vorauszahlung
- Keine buchhalterische Erfassung nötig
- Nach Lieferung folgt die richtige Rechnung
3. Angebote und Kostenvoranschläge
In manchen Branchen werden Angebote als Proforma-Rechnung formatiert:
- Übersichtliche Darstellung der Kosten
- Verbindlicher als ein formloses Angebot
- Leicht in echte Rechnung umwandelbar
4. Muster- und Warenproben
Bei kostenlosen Mustersendungen:
- Zoll benötigt trotzdem einen Wert
- Vermeidet Verwechslung mit Schenkung
- Dokumentiert den Handelswert
5. Garantie- und Ersatzlieferungen
Bei kostenlosen Ersatzlieferungen:
- Dokumentation für den Zoll
- Nachweis des Warenwerts
- Keine Zahlungspflicht
Was muss auf eine Proforma-Rechnung?
Pflichtangaben
| Angabe | Beschreibung |
|---|---|
| Kennzeichnung | Deutlich "PROFORMA-RECHNUNG" oder "PROFORMA INVOICE" |
| Absender | Vollständige Firmenadresse |
| Empfänger | Vollständige Kundenadresse |
| Datum | Ausstellungsdatum |
| Proforma-Rechnungsnummer | Eigener Nummernkreis empfohlen |
| Warenbeschreibung | Detaillierte Beschreibung |
| Menge und Einheit | Anzahl und Maßeinheit |
| Einzelpreis | Preis pro Einheit |
| Gesamtwert | Gesamtsumme (wichtig für Zoll!) |
| Währung | EUR, USD, etc. |
| Lieferbedingungen | Incoterms (EXW, FOB, CIF, etc.) |
| Ursprungsland | Herkunftsland der Waren |
Zusätzlich bei Zollabwicklung
- Zolltarifnummer (HS-Code)
- Gewicht (brutto/netto)
- Anzahl der Packstücke
- Transportart
Muster einer Proforma-Rechnung
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PROFORMA-RECHNUNG / PROFORMA INVOICE
Nr. PI-2026-001
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Absender / Shipper: Muster GmbH Industriestraße 10 70173 Stuttgart Germany USt-IdNr.: DE123456789
Empfänger / Consignee: ABC Trading LLC 123 Business Street New York, NY 10001 USA
Datum / Date: 08.01.2026 Lieferbedingung / Terms: FOB Stuttgart Ursprungsland / Country of Origin: Germany
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| Pos | Beschreibung / Description | HS-Code | Menge / Qty | Einzelpreis / Unit Price | Gesamt / Total |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Industriepumpe Typ A / Industrial Pump Type A | 8413.70 | 2 Stk. | 1.500,00 EUR | 3.000,00 EUR |
| 2 | Ersatzteilset / Spare Parts Kit | 8413.91 | 2 Sets | 250,00 EUR | 500,00 EUR |
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Gesamtwert / Total Value: 3.500,00 EUR Gewicht netto / Net Weight: 85 kg Gewicht brutto / Gross Weight: 95 kg Packstücke / Packages: 2 Kartons
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Hinweis / Note: This is a proforma invoice for customs purposes only. This document is not a request for payment. A commercial invoice will be issued upon shipment.
Dies ist eine Proforma-Rechnung nur für Zollzwecke. Dieses Dokument ist keine Zahlungsaufforderung. Eine Handelsrechnung wird bei Versand ausgestellt.
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Proforma-Rechnung vs. andere Dokumente
Proforma-Rechnung vs. Angebot
| Proforma-Rechnung | Angebot |
|---|---|
| Rechnungsformat | Freies Format |
| Für Zoll/Vorauszahlung | Für Verkaufsanbahnung |
| Oft verbindlich | Meist unverbindlich |
Proforma-Rechnung vs. Handelsrechnung
| Proforma-Rechnung | Handelsrechnung (Commercial Invoice) |
|---|---|
| Informativ | Zahlungsaufforderung |
| Vor Lieferung | Nach/Bei Lieferung |
| Nicht buchhalterisch | Buchhalterisch relevant |
Proforma-Rechnung vs. Auftragsbestätigung
| Proforma-Rechnung | Auftragsbestätigung |
|---|---|
| Wertangabe im Fokus | Bestellung bestätigen |
| Für externe Zwecke (Zoll) | Für interne Dokumentation |
Nummerierung von Proforma-Rechnungen
Eigener Nummernkreis
Es empfiehlt sich, Proforma-Rechnungen in einem eigenen Nummernkreis zu führen:
- PI-2026-001, PI-2026-002, ... (Proforma Invoice)
- PF-2026-001, PF-2026-002, ... (Proforma)
Warum ein eigener Nummernkreis?
- Keine Lücken im echten Rechnungsnummernkreis
- Klare Trennung für die Buchhaltung
- Einfachere Zuordnung
Häufige Fehler vermeiden
Fehler 1: Proforma-Rechnung als echte Rechnung buchen
Die Proforma-Rechnung ist KEIN buchhalterischer Beleg. Sie darf nicht:
- Als Einnahme verbucht werden
- Zum Vorsteuerabzug verwendet werden
- Die echte Rechnung ersetzen
Fehler 2: Keine eindeutige Kennzeichnung
Die Proforma-Rechnung MUSS eindeutig als solche erkennbar sein. Schreibe groß und deutlich:
- "PROFORMA-RECHNUNG"
- "PROFORMA INVOICE"
- "FOR CUSTOMS PURPOSES ONLY"
Fehler 3: Falsche Wertangaben beim Zoll
Beim Export ist der angegebene Wert entscheidend für Zölle. Falsche Angaben können zu:
- Nachzahlungen
- Strafen
- Verzögerungen bei der Zollabfertigung
Fehler 4: Proforma-Rechnung nie durch echte Rechnung ersetzen
Nach der Lieferung MUSS eine ordentliche Rechnung folgen. Die Proforma-Rechnung ersetzt nicht die Pflicht zur Rechnungsstellung.
Proforma-Rechnung im internationalen Handel
Incoterms auf der Proforma-Rechnung
Die Lieferbedingungen (Incoterms) sind bei Exporten wichtig:
| Incoterm | Bedeutung | Risiko/Kosten ab |
|---|---|---|
| EXW | Ab Werk | Abholung beim Verkäufer |
| FOB | Frei an Bord | Verladung im Hafen |
| CIF | Kosten, Versicherung, Fracht | Bestimmungshafen |
| DDP | Geliefert verzollt | Lieferadresse |
Zolltarifnummern (HS-Codes)
Für den Zoll sind die korrekten Warencodes wichtig:
- 6-stellig international einheitlich
- Weitere Stellen national unterschiedlich
- Recherche unter zolltarifnummern.de
Fazit: Proforma-Rechnung richtig nutzen
Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
✅ Proforma-Rechnung ist KEINE echte Rechnung ✅ Haupteinsatz: Zoll, Vorauszahlungen, Muster ✅ Deutlich als "PROFORMA" kennzeichnen ✅ Eigenen Nummernkreis verwenden ✅ Nach Lieferung echte Rechnung ausstellen
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