Als Coach oder Trainer hast du verschiedene Einnahmequellen: Einzel-Coachings, Gruppen-Workshops, Online-Kurse oder Firmentrainings. Jedes Format hat eigene Abrechnungsbesonderheiten.
Die Besonderheiten der Coach-Rechnung
Coaching-Dienstleistungen haben spezielle Anforderungen:
- Abrechnungsmodelle: Stundensatz, Paketpreis oder Tagessatz
- Formate: Einzel, Gruppe, Online, Präsenz
- Zusatzleistungen: Materialien, Zertifikate, Nachbetreuung
- Firmenkunden: Besondere Anforderungen bei B2B
- Stornierungen: Ausfallhonorare und Umbuchungen
Abrechnungsmodelle für Coaches
1. Stundensatz (Einzel-Coaching)
Klassische Abrechnung für 1:1-Sessions.
Typische Stundensätze nach Spezialisierung:
| Coaching-Art | Einsteiger | Erfahren | Premium |
|---|---|---|---|
| Life-Coaching | €80-120 | €120-180 | €180-300 |
| Business-Coaching | €120-180 | €180-280 | €280-500 |
| Executive-Coaching | €200-350 | €350-500 | €500-1.000+ |
| Karriere-Coaching | €100-150 | €150-220 | €220-350 |
| Gesundheits-Coaching | €70-100 | €100-150 | €150-250 |
2. Paketpreise
Beliebt bei Coaching-Programmen mit mehreren Sessions.
Beispiel Coaching-Pakete:
Starter-Paket (3 Sessions):
3 × 90 Min. Einzel-Coaching 450,00 €
(Ersparnis: 15% gegenüber Einzelbuchung)
Intensiv-Paket (6 Sessions):
6 × 90 Min. Einzel-Coaching 780,00 €
E-Mail-Support zwischen Sessions inklusive
(Ersparnis: 25% gegenüber Einzelbuchung)
Transformation-Paket (12 Sessions):
12 × 90 Min. Einzel-Coaching 1.320,00 €
Unbegrenzter E-Mail-Support inklusive
2 × 30 Min. Check-in-Calls inklusive
(Ersparnis: 35% gegenüber Einzelbuchung)
3. Tagessatz (Workshops & Trainings)
Für Firmenkunden und Gruppenformate.
Typische Tagessätze:
- Inhouse-Training (bis 12 TN): €1.200-2.500
- Workshop (bis 20 TN): €1.500-3.000
- Keynote-Vortrag (60-90 Min.): €1.500-5.000+
- Online-Webinar (bis 3 Std.): €800-1.500
Muster-Rechnung für Einzel-Coaching
RECHNUNG Nr. 2025-089
Kunde: Maria Schneider
Zeitraum: Oktober 2025
Leistungszeitraum: 01.10.2025 - 31.10.2025
Position 1: Business-Coaching Einzel-Sessions
4 × 90 Minuten Coaching (á €180) 720,00 €
Termine: 03.10., 10.10., 17.10., 24.10.
Position 2: E-Mail-Support
Laufende Betreuung zwischen Sessions
Pauschal: 80,00 €
─────────────────────────────────────────────────
Nettobetrag: 800,00 €
zzgl. 19% USt.: 152,00 €
─────────────────────────────────────────────────
Gesamtbetrag: 952,00 €
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen.
Muster-Rechnung für Firmen-Workshop
RECHNUNG Nr. 2025-090
Kunde: Innovation GmbH
USt-IdNr.: DE123456789
Leistung: Führungskräfte-Training
Datum: 15.11.2025
Ort: Firmengelände Kunde
Position 1: Ganztages-Workshop
"Agile Führung in der Praxis"
(09:00 - 17:00 Uhr, 12 Teilnehmer)
Tagessatz: 2.200,00 €
Position 2: Vorbereitung & Konzeption
Bedarfsanalyse und Anpassung
Pauschal: 400,00 €
Position 3: Teilnehmerunterlagen
Workbooks und Handouts (12 Stück)
Pauschal: 180,00 €
Position 4: Reisekosten
Anfahrt (320 km × €0,42): 134,40 €
─────────────────────────────────────────────────
Nettobetrag: 2.914,40 €
zzgl. 19% USt.: 553,74 €
─────────────────────────────────────────────────
Gesamtbetrag: 3.468,14 €
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungseingang.
Online-Coaching abrechnen
Bei Online-Formaten gelten besondere Regeln:
RECHNUNG für Online-Coaching
Leistung: Zoom-Coaching-Session
Plattform: Zoom Meeting
Dauer: 60 Minuten
Online-Coaching-Session 120,00 €
Aufzeichnung der Session 20,00 €
(auf Wunsch des Kunden)
─────────────────────────────────────────────
Nettobetrag: 140,00 €
Bei EU-Kunden (elektronische Dienstleistung):
- An Privatpersonen: USt. im Empfängerland (Mini-One-Stop-Shop)
- An Unternehmen: Reverse-Charge-Verfahren
Stornierungen und Ausfallhonorare
Klare Stornobedingungen sind wichtig:
Stornierungsbedingungen auf Rechnung:
Gebuchte Termine können kostenlos bis 48 Stunden
vor dem vereinbarten Termin verschoben werden.
Bei kurzfristiger Absage (unter 48 Stunden)
oder Nichterscheinen berechnen wir 100% des
vereinbarten Honorars als Ausfallhonorar.
Ausfallhonorar für Session am 20.11.2025:
(Kunde erschien nicht) 180,00 €
Gruppen-Coaching abrechnen
Bei Gruppen-Programmen:
RECHNUNG für Gruppen-Coaching
Programm: "Business Breakthrough"
Zeitraum: November 2025
Format: Gruppe (max. 8 Teilnehmer)
6-Wochen-Programm Teilnahmegebühr 890,00 €
Beinhaltet:
- 6 × 120 Min. Gruppen-Calls
- Zugang zur Kursplattform
- Community-Zugang
- Workbook (digital)
Einzelcoaching-Add-on
2 × 45 Min. 1:1-Session 220,00 €
─────────────────────────────────────────────────
Nettobetrag: 1.110,00 €
zzgl. 19% USt.: 210,90 €
─────────────────────────────────────────────────
Gesamtbetrag: 1.320,90 €
Zertifikate und Abschlüsse
Bei zertifizierten Programmen:
Zusatzleistung auf Rechnung:
Zertifikatsgebühr
(nach erfolgreichem Abschluss) 95,00 €
Beinhaltet:
- Personalisiertes Zertifikat
- Eintrag in Alumni-Netzwerk
- 1 Jahr Zugang zu Materialien
Häufige Fehler bei Coach-Rechnungen
1. Sessions nicht einzeln aufführen
Problem: Kunde kann Leistung nicht nachvollziehen Lösung: Termine mit Datum und Dauer listen
2. Paketrabatt nicht kommuniziert
Problem: Kunde erkennt Vorteil nicht Lösung: Ersparnis gegenüber Einzelpreis zeigen
3. Leistungszeitraum fehlt
Problem: Unklarheit bei Paketen über mehrere Monate Lösung: Start- und Enddatum angeben
4. Stornobedingungen nicht vereinbart
Problem: Streit bei Ausfällen Lösung: Bedingungen im Vertrag und auf Rechnung
5. Online/Präsenz nicht unterschieden
Problem: USt.-Fragen bei EU-Kunden Lösung: Leistungsort klar definieren
Umsatzsteuer für Coaches
Coaching ist steuerpflichtig
Coaching-Leistungen unterliegen regulär der USt. (19%).
Ausnahme: Manche Coaching-Leistungen können unter bestimmten Voraussetzungen als Bildungsleistung nach § 4 Nr. 21 UStG befreit sein (Bescheinigung der Landesbehörde erforderlich).
Kleinunternehmerregelung
Bei Umsatz unter €22.000/Jahr (ab 2025: €25.000):
Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG.
Fazit
Eine professionelle Coach-Rechnung dokumentiert Leistungen transparent und stärkt deine Positionierung als seriöser Anbieter.
Die wichtigsten Punkte:
- Termine dokumentieren - Datum, Dauer, Format
- Pakete klar beschreiben - Leistungsumfang und Ersparnis
- Zusatzleistungen trennen - Materialien, Support, Reisekosten
- Stornobedingungen - Vorab vereinbaren, auf Rechnung verweisen
- Firmenkunden - Professionelles Format mit allen Pflichtangaben
Mit Clever Invoice erstellst du Coach-Rechnungen in Minuten - inklusive Paketvorlagen und automatischer Terminverwaltung.