Grundlagen

Rechnung schreiben: Was muss drauf? Die vollständige Pflichtangaben-Checkliste

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten? Vollständige Checkliste nach §14 UStG inkl. Sonderfälle, Kleinunternehmer und häufige Fehler.

Thomas Richter · ·5 Min Lesezeit

Ob Freelancer, Handwerker oder GmbH — jede Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten. Fehlen sie, riskierst du Probleme beim Vorsteuerabzug deiner Kunden und Ärger bei der Betriebsprüfung. Hier ist die vollständige Checkliste.

Die 10 Pflichtangaben nach §14 UStG

1. Name und Anschrift des Rechnungsstellers

Vollständiger Name (Firma oder Vor-/Nachname bei Einzelunternehmen) und Geschäftsadresse.

2. Name und Anschrift des Rechnungsempfängers

Vollständige Anschrift des Kunden. Bei Unternehmen: Firma und Adresse.

3. Steuernummer oder USt-IdNr.

Mindestens eine von beiden. Bei EU-Geschäften: USt-IdNr. bevorzugt.

4. Rechnungsdatum

Das Ausstellungsdatum der Rechnung.

5. Fortlaufende Rechnungsnummer

Eindeutig und einmalig. Lücken sind erlaubt, Doppelungen nicht. Beispiel: 2026-001, 2026-002.

6. Menge und Art der Leistung

Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen. Je detaillierter, desto besser.

7. Zeitpunkt der Leistung

Wann wurde die Leistung erbracht? Kann auch ein Zeitraum sein (z.B. "März 2026"). Muss auch dann angegeben werden, wenn Rechnungsdatum = Leistungsdatum.

8. Nettobetrag (Entgelt)

Der Betrag ohne Umsatzsteuer.

9. Steuersatz und Steuerbetrag

  • 19% (Regelsteuersatz) oder 7% (ermäßigt)
  • Bei mehreren Steuersätzen: je Satz aufschlüsseln
  • Bei Steuerbefreiung: Hinweis auf den Grund (z.B. §19 UStG)

10. Bruttobetrag

Der Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer.

Checkliste zum Abhaken

  • [ ] Name + Adresse Rechnungssteller
  • [ ] Name + Adresse Empfänger
  • [ ] Steuernummer oder USt-IdNr.
  • [ ] Rechnungsdatum
  • [ ] Eindeutige Rechnungsnummer
  • [ ] Leistungsbeschreibung
  • [ ] Leistungszeitpunkt/-zeitraum
  • [ ] Nettobetrag
  • [ ] Steuersatz + Steuerbetrag
  • [ ] Bruttobetrag

Sonderfälle

Kleinbetragsrechnungen (bis 250€)

Bei Rechnungen bis 250€ brutto reichen:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Rechnungsdatum
  • Leistungsbeschreibung
  • Bruttobetrag und Steuersatz

Kein Empfängername, keine Rechnungsnummer nötig.

Kleinunternehmer (§19 UStG)

  • Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag
  • Pflichthinweis: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
  • Nettobetrag = Bruttobetrag

Innergemeinschaftliche Lieferungen (EU)

  • USt-IdNr. beider Parteien Pflicht
  • Hinweis: "Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gem. §4 Nr. 1b UStG"
  • Steuersatz: 0%

Handwerkerrechnungen

  • Arbeitskosten und Materialkosten getrennt ausweisen (§35a EStG)
  • Hinweis auf steuerlich absetzbare Arbeitskosten

Die 7 häufigsten Fehler

  1. Leistungszeitraum vergessen — Muss immer angegeben werden
  2. Doppelte Rechnungsnummer — Sofort-Problem bei Betriebsprüfung
  3. Steuernummer fehlt — Vorsteuerabzug des Kunden gefährdet
  4. Kleinunternehmer weist MwSt. aus — Dann schuldet er die Steuer!
  5. Falscher Steuersatz — 7% vs. 19% verwechselt
  6. Ungenügende Leistungsbeschreibung — "Diverse Leistungen" reicht nicht
  7. Rechnung nicht archiviert — 10 Jahre Aufbewahrungspflicht

So hilft Clever Invoice

Clever Invoice prüft automatisch alle Pflichtangaben:

  • ✅ Fehlende Angaben werden markiert, bevor du versendest
  • ✅ Rechnungsnummern werden automatisch fortlaufend vergeben
  • ✅ §19-Hinweis wird für Kleinunternehmer automatisch gesetzt
  • ✅ Leistungszeitraum wird abgefragt
  • ✅ GoBD-konforme Archivierung inklusive

Mit Clever Invoice erstellst du professionelle Rechnungen in wenigen Sekunden — kostenlos starten und sofort loslegen.

Häufige Fragen

Was sind die wichtigsten Pflichtangaben auf einer Rechnung?

Die wichtigsten Pflichtangaben nach §14 UStG sind: vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag sowie der Bruttobetrag.

Was passiert, wenn Pflichtangaben auf der Rechnung fehlen?

Fehlen Pflichtangaben, kann der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt solche Rechnungen beanstanden. Du solltest die Rechnung dann korrigieren und erneut ausstellen.

Welche Pflichtangaben gelten bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro?

Bei Rechnungen bis 250€ brutto gelten vereinfachte Anforderungen: Name und Anschrift des Rechnungsstellers, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung sowie Bruttobetrag und Steuersatz. Name des Empfängers und Rechnungsnummer sind nicht erforderlich.

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