Ein Tippfehler bei der Summe, die falsche Adresse oder der Kunde hat ein Produkt zurückgegeben: Fehler bei der Rechnungsstellung passieren. Doch Vorsicht: Einfach die Datei löschen oder „überschreiben" ist laut GoBD streng verboten.
Um eine Rechnung rechtssicher zu korrigieren, gibt es zwei Wege: Die Stornorechnung und die Gutschrift. In diesem Guide klären wir, welches Dokument Sie wann benötigen.
Der schnelle Überblick: Was ist was?
| Begriff | Wer erstellt das Dokument? | Sinn und Zweck |
|---|---|---|
| Stornorechnung | Der Verkäufer (Sie) | Macht eine bereits versendete Rechnung ungültig (Wert = 0) |
| Korrekturrrechnung | Der Verkäufer (Sie) | Korrigiert einen Teilbetrag oder Fehler in der Originalrechnung |
| Kaufmännische Gutschrift | Der Verkäufer (Sie) | Erstattet einen Betrag zurück (z. B. nach Reklamation) |
| Steuerrechtliche Gutschrift | Der Käufer (Kunde) | Der Kunde rechnet über eine Leistung ab (z. B. Provisionsabrechnung) |
1. Die Stornorechnung (Rechnungskorrektur)
Früher nannte man es oft einfach „Gutschrift", heute ist der korrekte Begriff Stornorechnung oder Rechnungskorrektur.
Wann nutzen?
Wenn eine Rechnung bereits an den Kunden versandt wurde, aber komplett falsch ist (falscher Empfänger, falsches Datum, komplett falscher Betrag).
Wie funktioniert es?
Die Stornorechnung muss einen negativen Betrag ausweisen (z. B. -100 €) und sich zwingend auf die Original-Rechnungsnummer beziehen.
Das Ergebnis: Die ursprüngliche Rechnung und das Storno heben sich buchhalterisch auf Null auf. Danach erstellen Sie eine neue, korrekte Rechnung.
2. Die kaufmännische Gutschrift
In der Praxis nutzen wir das Wort „Gutschrift" meistens, wenn wir dem Kunden Geld zurückgeben, nachdem die Rechnung eigentlich korrekt war.
Wann nutzen?
- Bei einer Warenrücksendung (Retoure)
- Bei einem nachträglichen Rabatt
- Bei einer Kulanzzahlung
Wichtig: Auch hier muss ein Bezug zur ursprünglichen Rechnung bestehen.
3. Achtung Verwechslungsgefahr: Die steuerliche Gutschrift
Hier wird es knifflig. Im Steuerrecht gibt es auch die „Gutschrift als Rechnung".
Beispiel: Ein Affiliate-Partner oder ein Provisions-Empfänger schreibt keine Rechnung an Sie, sondern Sie (als Auftraggeber) erstellen die Abrechnung für ihn. In diesem Fall ist das Dokument eine Gutschrift, die rechtlich wie eine Rechnung gewertet wird.
Warum Sie niemals eine Rechnung „einfach löschen" dürfen
Das Finanzamt fordert die Unveränderbarkeit von Belegen (GoBD). Wenn eine Rechnungsnummer einmal vergeben ist, muss sie im System bleiben. Löschen Sie eine Datei, entsteht eine Lücke in Ihrer Nummernfolge - das löst bei jeder Betriebsprüfung Alarmglocken aus.
Der korrekte Workflow:
- Originalrechnung im System lassen - nicht löschen!
- Stornorechnung mit negativer Summe erstellen
- Neue Rechnung mit neuer Nummer (oder Bezug auf das Storno) erstellen
Der Workflow im Vergleich
| Schritt | Falsch (verboten!) | Richtig (GoBD-konform) |
|---|---|---|
| 1 | Rechnung löschen | Originalrechnung belassen |
| 2 | Neue Rechnung mit alter Nummer | Stornorechnung erstellen (-Betrag) |
So hilft Clever Invoice
Das manuelle Erstellen von Stornobelegen ist fehleranfällig. Werden die Vorsteuerbeträge korrekt gegengerechnet? Stimmt der Bezug zur alten Nummer?
Mit Clever Invoice erledigen Sie das mit zwei Klicks:
- Wählen Sie die fehlerhafte Rechnung aus
- Klicken Sie auf „Stornieren"
- Das System erstellt automatisch einen GoBD-konformen Korrekturbeleg mit allen Pflichtangaben und negativen Vorzeichen
Fazit: Präzise Begriffe sparen Ärger
Nutzen Sie den Begriff „Stornorechnung", wenn Sie einen Fehler korrigieren, und „Gutschrift", wenn Sie Geld erstatten. So weiß auch Ihr Steuerberater sofort, was zu tun ist.
Haben Sie gerade eine falsche Rechnung im System? Stornieren Sie diese jetzt rechtssicher mit Clever Invoice - schnell, einfach und finanzamtkonform. Jetzt kostenlos testen.