Die Frage "Werkvertrag oder Dienstvertrag?" hat massive Auswirkungen auf deine Rechnungsstellung. Je nach Vertragsart gelten unterschiedliche Regeln für Fälligkeit, Gewährleistung und Zahlungsansprüche. In diesem Leitfaden erfährst du, welche Vertragsform für deine Tätigkeit gilt und wie du korrekt abrechnest.
Die grundlegenden Unterschiede
Was ist ein Dienstvertrag (§ 611 BGB)?
Beim Dienstvertrag schuldest du Tätigwerden, nicht ein bestimmtes Ergebnis:
Typische Beispiele:
- Beratungsleistungen (Stunden- oder Tageshonorar)
- Rechtsanwaltsmandate
- Ärztliche Behandlungen
- Unterrichtsleistungen
- Pflegedienste
- Zeitbasierte IT-Dienstleistungen
Charakteristika:
- Vergütung für geleistete Arbeit
- Kein Erfolg geschuldet
- Keine Abnahme erforderlich
- Vergütung auch bei Misserfolg
Was ist ein Werkvertrag (§ 631 BGB)?
Beim Werkvertrag schuldest du einen konkreten Erfolg:
Typische Beispiele:
- Handwerkerarbeiten (Renovierung, Reparatur)
- Softwareentwicklung (fertiges Programm)
- Webdesign (fertige Website)
- Grafikdesign (fertiges Logo)
- Gutachten und Studien
- Bauarbeiten
Charakteristika:
- Vergütung für das Ergebnis
- Erfolg ist geschuldet
- Abnahme erforderlich
- Gewährleistung für Mängel
Vergleich der Abrechnungsregeln
| Aspekt | Dienstvertrag | Werkvertrag |
|---|---|---|
| Vergütungspflicht | Nach Zeitaufwand | Nach Fertigstellung |
| Fälligkeit | Nach Leistungserbringung | Nach Abnahme |
| Abnahme | Nicht erforderlich | Erforderlich |
| Gewährleistung | Keine | 2 Jahre (5 Jahre Bau) |
| Kündigung | Jederzeit möglich | Möglich, aber Vergütung fällig |
| Risiko | Auftraggeber | Auftragnehmer |
| Mängelrechte | Sehr begrenzt | Nachbesserung, Minderung, Rücktritt |
Fälligkeit der Vergütung
Bei Dienstverträgen
Die Vergütung wird fällig, sobald die Dienstleistung erbracht wurde:
Zeitbasierte Abrechnung:
Leistungszeitraum: 01.01. - 31.01.2026
Tätigkeit: IT-Beratung
10.01.2026 Strategiemeeting 4 Std. × 120 € = 480,00 €
17.01.2026 Konzeptentwicklung 6 Std. × 120 € = 720,00 €
25.01.2026 Präsentation 3 Std. × 120 € = 360,00 €
Gesamthonorar: 1.560,00 €
Wichtig: Du kannst regelmäßig (monatlich, wöchentlich) abrechnen, ohne auf ein "Endergebnis" warten zu müssen.
Bei Werkverträgen
Die Vergütung wird erst nach Abnahme des Werkes fällig:
Was ist Abnahme?
- Die Bestätigung, dass das Werk vertragsgemäß ist
- Kann ausdrücklich oder stillschweigend erfolgen
- Startet die Gewährleistungsfrist
- Macht die Vergütung fällig
Beispiel Webdesign-Projekt:
Projekt: Website-Relaunch für Musterfirma GmbH
Meilenstein 1 - Konzept: 2.000,00 €
(Abnahme: 15.01.2026)
Meilenstein 2 - Design: 3.000,00 €
(Abnahme: 05.02.2026)
Meilenstein 3 - Entwicklung: 5.000,00 €
(Abnahme: 01.03.2026)
Meilenstein 4 - Launch: 2.000,00 €
(Abnahme: 15.03.2026)
Gesamtprojekt: 12.000,00 €
Abnahme richtig durchführen
Förmliche Abnahme
Bei größeren Projekten empfehlenswert:
Abnahmeprotokoll (Muster):
ABNAHMEPROTOKOLL
Projekt: Website-Relaunch
Auftraggeber: Musterfirma GmbH
Auftragnehmer: Webdesign Schmidt
Datum der Abnahme: 15.03.2026
Ort: Geschäftsräume Musterfirma GmbH
Gegenstand der Abnahme:
[x] Website gemäß Leistungsbeschreibung v. 01.12.2025
[x] Responsive Design für Mobile und Desktop
[x] CMS-Integration (WordPress)
[x] SEO-Grundoptimierung
Festgestellte Mängel:
1. Kontaktformular: E-Mail-Bestätigung fehlt (Frist: 22.03.2026)
2. Footer: Impressum-Link defekt (Frist: 18.03.2026)
Ergebnis:
[x] Abnahme MIT Mängelvorbehalt
[ ] Abnahme OHNE Mängel
[ ] Abnahme VERWEIGERT
________________________ ________________________
Auftraggeber Auftragnehmer
Fiktive Abnahme
Wenn der Auftraggeber nicht reagiert:
§ 640 Abs. 2 BGB: Das Werk gilt als abgenommen, wenn:
- Du es fertiggestellt und zur Abnahme angeboten hast
- Eine angemessene Frist zur Abnahme gesetzt wurde
- Der Auftraggeber nicht innerhalb der Frist reagiert
Formulierung für Abnahmeanforderung:
"Hiermit übersende ich Ihnen das fertiggestellte [Werk] und bitte um Abnahme binnen 14 Tagen. Sollten Sie innerhalb dieser Frist keine Einwände erheben, gilt das Werk als abgenommen."
Abschlagszahlungen und Teilrechnungen
Bei Dienstverträgen
Du kannst jederzeit Zwischenabrechnungen stellen:
- Monatliche Abrechnung: Üblich bei laufenden Beratungen
- Wöchentliche Abrechnung: Bei intensiven Projekten
- Nach Abschluss von Phasen: Bei größeren Projekten
Bei Werkverträgen
Abschlagszahlungen sind gesetzlich geregelt (§ 632a BGB):
Voraussetzungen:
- Angemessene Teilleistung erbracht
- Abschlag entspricht dem Wert der Teilleistung
- Keine abweichende Vereinbarung
Typische Staffelung:
| Meilenstein | Anteil | Kumuliert |
|---|---|---|
| Auftragserteilung | 20% | 20% |
| Konzept-Abnahme | 20% | 40% |
| Design-Abnahme | 20% | 60% |
| Entwicklung 50% | 15% | 75% |
| Fertigstellung | 15% | 90% |
| Abnahme | 10% | 100% |
Gewährleistung und Nachbesserung
Bei Dienstverträgen
Sehr begrenzte Mängelrechte:
- Keine Gewährleistung im klassischen Sinn
- Nur Schadensersatz bei Pflichtverletzung
- Beweislast beim Auftraggeber
Bei Werkverträgen
Umfangreiche Mängelrechte (§ 634 BGB):
- Nacherfüllung (§ 635): Der Auftragnehmer muss Mängel kostenlos beseitigen
- Selbstvornahme (§ 637): Auftraggeber lässt Mangel beheben, Kosten trägt Auftragnehmer
- Rücktritt (§ 636): Bei wesentlichen Mängeln
- Minderung (§ 638): Preisreduzierung bei verbleibenden Mängeln
- Schadensersatz (§ 636): Bei schuldhafter Mangelhaftigkeit
Gewährleistungsfristen:
- Allgemein: 2 Jahre ab Abnahme
- Bauwerke: 5 Jahre ab Abnahme
- Arglistig verschwiegene Mängel: 3 Jahre ab Kenntnis
Rechnungsstellung nach Vertragsart
Dienstvertrag-Rechnung
Typische Elemente:
- Zeitraum der Leistung
- Aufschlüsselung nach Stunden/Tagen
- Tätigkeitsbeschreibung (was wurde gemacht)
- Stundensatz oder Tagessatz
- Keine Abnahmeklausel erforderlich
Beispiel:
RECHNUNG Nr. 2026-012
Leistungszeitraum: Januar 2026
Projekt: Strategieberatung Digitalisierung
Datum Tätigkeit Stunden Satz Betrag
------------------------------------------------------------------------
05.01. Kick-off Workshop 4,0 120,00 € 480,00 €
12.01. Ist-Analyse Prozesse 6,0 120,00 € 720,00 €
19.01. Soll-Konzept Entwicklung 8,0 120,00 € 960,00 €
26.01. Präsentation Geschäftsführung 3,0 120,00 € 360,00 €
------------------------------------------------------------------------
Gesamt: 21,0 Std. 2.520,00 €
zzgl. 19% USt. 478,80 €
------------------------------------------------------------------------
Rechnungsbetrag: 2.998,80 €
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen.
Werkvertrag-Rechnung
Typische Elemente:
- Bezug auf den Vertrag/Auftrag
- Beschreibung des erstellten Werks
- Hinweis auf erfolgte Abnahme
- Bei Teilrechnung: Hinweis auf Abschlag
Beispiel Schlussrechnung:
SCHLUSSRECHNUNG Nr. 2026-025
Projekt: Website-Relaunch (Vertrag v. 01.12.2025)
Abnahme erfolgt am: 15.03.2026
Leistung gemäß Leistungsbeschreibung:
- Konzeption und Wireframes
- UI/UX Design (5 Hauptseiten)
- Responsive Entwicklung (WordPress)
- SEO-Grundoptimierung
- Einweisung (2 Stunden)
Gesamthonorar: 12.000,00 €
./. Abschlagszahlung v. 15.01.2026 -2.400,00 €
./. Abschlagszahlung v. 15.02.2026 -4.800,00 €
------------------------------------------------------------------------
Restbetrag: 4.800,00 €
zzgl. 19% USt. 912,00 €
------------------------------------------------------------------------
Rechnungsbetrag: 5.712,00 €
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt.
Gemischte Verträge
Oft enthalten Projekte Elemente beider Vertragsarten:
Beispiel: IT-Projekt
| Leistung | Vertragsart | Abrechnung |
|---|---|---|
| Anforderungsanalyse | Dienstvertrag | Nach Stunden |
| Software-Entwicklung | Werkvertrag | Nach Abnahme |
| Wartung & Support | Dienstvertrag | Monatspauschale |
| Updates & Bugfixes | Werkvertrag | Nach Abnahme |
Empfehlung für gemischte Projekte
- Klare Trennung: Welche Teile sind Dienst-, welche Werkleistung?
- Separate Kalkulation: Unterschiedliche Abrechnungsmodelle
- Getrennte Positionen: Auf Rechnungen klar unterscheiden
- Vertragliche Klarstellung: Im Angebot definieren
Kündigung und Vergütungsanspruch
Kündigung beim Dienstvertrag (§ 626, 627 BGB)
- Jederzeit möglich
- Vergütung nur für geleistete Dienste
- Kündigungsfrist beachten (wenn vereinbart)
Kündigung beim Werkvertrag (§ 648 BGB)
Der Auftraggeber kann jederzeit kündigen, ABER:
- Du behältst Anspruch auf die volle Vergütung
- Abzüglich ersparter Aufwendungen
- Typisch: 5-10% Abzug
Praktisches Beispiel:
Vereinbartes Gesamthonorar: 10.000,00 €
Bereits geleistete Arbeiten: -3.000,00 € (abzurechnen)
Resthonorar: 7.000,00 €
./. ersparte Aufwendungen (10%): -700,00 €
------------------------------------------------------------------------
Kündigungsvergütung: 6.300,00 €
Checkliste: Vertragsart bestimmen
Prüfe diese Fragen:
✅ Wird ein konkretes Ergebnis geschuldet?
- Ja → Werkvertrag
- Nein, nur Bemühen → Dienstvertrag
✅ Ist eine Abnahme sinnvoll?
- Ja, es gibt ein "fertiges" Produkt → Werkvertrag
- Nein, laufende Tätigkeit → Dienstvertrag
✅ Wer trägt das Erfolgsrisiko?
- Auftragnehmer → Werkvertrag
- Auftraggeber → Dienstvertrag
✅ Gibt es Gewährleistungspflichten?
- Ja, Mängel müssen behoben werden → Werkvertrag
- Nein, höchstens Schadensersatz → Dienstvertrag
Typische Fehler vermeiden
❌ Fehler 1: Werkvertrag ohne Abnahme abrechnen ✅ Immer auf Abnahme hinwirken, zumindest fiktive Abnahme einleiten
❌ Fehler 2: Stundenabrechnung bei Werkvertrag ✅ Werkverträge pauschal abrechnen, Stunden nur zur Information
❌ Fehler 3: Keine Gewährleistungsklausel ✅ Bei Werkverträgen Gewährleistung regeln (Frist, Umfang)
❌ Fehler 4: Mischung nicht transparent machen ✅ Bei gemischten Verträgen die Anteile klar trennen
Fazit
Die Unterscheidung zwischen Werkvertrag und Dienstvertrag ist fundamental für deine Rechnungsstellung. Während du bei Dienstverträgen flexibel nach Aufwand abrechnen kannst, brauchst du bei Werkverträgen eine Abnahme, bevor die Vergütung fällig wird. Kenne deine Vertragsart – und rechne entsprechend korrekt ab.
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