Wenn du XRechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) stellst, brauchst du eine Leitweg-ID. Ohne sie wird deine Rechnung automatisch abgelehnt. Hier erfährst du alles, was du wissen musst.
Was ist eine Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die den Rechnungsempfänger in der öffentlichen Verwaltung identifiziert. Sie stellt sicher, dass deine XRechnung die richtige Behörde, Abteilung und Organisationseinheit erreicht.
Denk an die Leitweg-ID wie an eine interne Postleitzahl der Verwaltung — sie leitet deine Rechnung zum richtigen Schreibtisch.
Aufbau der Leitweg-ID
Die Leitweg-ID besteht aus drei Teilen:
Grobadressierung - Feinadressierung - Prüfziffer
04011 - 1234 - 12
| Teil | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Grobadressierung | Behörde/Institution | 04011 (= Bundesministerium) |
| Feinadressierung | Abteilung/Referat | 1234 |
| Prüfziffer | Automatisch berechnet | 12 |
Varianten der Leitweg-ID
- Bund: 991-XXXXX-XX (beginnt mit 991)
- Länder: Je nach Bundesland unterschiedlich
- Kommunen: Oft basierend auf dem Gemeindeschlüssel
Wo finde ich die Leitweg-ID?
Am häufigsten
- Im Auftrag / Vertrag — Dein öffentlicher Auftraggeber gibt die Leitweg-ID im Vertragsdokument an
- In der Bestellung — Bestellbestätigungen enthalten die ID
- Beim Ansprechpartner — Frag direkt bei der Behörde nach
Verzeichnisse nach Ebene
| Ebene | Verzeichnis / Quelle |
|---|---|
| Bund | ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes) |
| NRW | NRW-Vergabemarktplatz |
| Bayern | ByLeitwegID-Verzeichnis |
| Baden-Württemberg | service-bw.de |
| Andere Länder | Beim jeweiligen Rechnungseingangsportal |
Leitweg-ID in der XRechnung
In der XRechnung wird die Leitweg-ID im Feld BT-10 (Buyer Reference) eingetragen. Dieses Feld ist bei B2G-Rechnungen Pflicht.
Validierung
Die Prüfziffer der Leitweg-ID wird beim Eingang automatisch validiert. Ist sie falsch:
- Die Rechnung wird abgelehnt
- Du erhältst eine Fehlermeldung
- Die Rechnung muss mit korrekter ID erneut eingereicht werden
Häufige Fehler
- Leitweg-ID vergessen → automatische Ablehnung
- Tippfehler in der ID → Prüfziffer stimmt nicht
- Veraltete Leitweg-ID → Behörde hat reorganisiert
- Falsche ID → Rechnung landet bei falscher Stelle
Leitweg-ID in Clever Invoice
Clever Invoice macht die Arbeit mit Leitweg-IDs einfach:
- Leitweg-ID pro Kunde speichern — einmal hinterlegen, immer nutzen
- Format-Validierung — Prüfziffer wird automatisch validiert
- Automatische Einbettung — Die ID wird korrekt in BT-10 der XRechnung eingetragen
- Erinnerung — Wenn du eine XRechnung an eine Behörde erstellst, fragt Clever Invoice nach der Leitweg-ID
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